Llevar la contabilidad de una empresa es una de las tareas más importantes y propensa a tener errores. Controlar el flujo del dinero, la facturación, pagos internos, caja, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, son algunos de los procesos fundamentales y más tediosos.
Todos los cálculos tienen que ser exactos, no hay margen de error permitido y al llevar esta tarea mediante plantillas de Excel, (que suele ser lo usual) se pueden cometer fallos, ya que siempre está presente el factor humano.
Estos errores conllevan a atrasos en otros procesos, además de generar más gastos. La mejor forma de llevar la contabilidad de tu empresa, reducir los errores y agilizar los procesos contables, es a través de un software erp contabilidad.
¿Qué son los software ERP?
Su traducción al español por sus siglas es Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Son programas que permiten integrar diversas bases de datos en una sola. De esta forma la información es compartida en tiempo real.
Al integrar todo en estos software se pueden crear flujos de trabajo, establecer una comunicación entre las áreas y automatizar las tareas comunes y mecánicas.
Ventajas de los ERP para las áreas de una empresa
Son diversas las ventajas que pueden ofrecer, no solo a un área en concreto, la idea es incluir todas las áreas, ya que en mayor o menor medida, todas interactúan entre estas.
Automatización de procesos
La automatización de procesos es la principal característica y ventaja de estos software. Para entenderlo mejor, veámosla con un ejemplo.
- El área de operaciones recibe una solicitud de un trabajo, el cual se evaluó y se solicitó un presupuesto al área contable.
- Esta solicitud se puede hacer mediante el software con todos los datos necesarios, precios, tiempos de ejecución, materiales, el área contable no tendría que realizarla, ya que el departamento de operaciones se podrá encargar.
- Al tener la cotización, ésta se envía de forma automática a contabilidad para su control en caso de que sea aprobada.
- Al mismo tiempo es enviada al área de almacén para evaluar si cuentan con el stock de materiales, en caso de que este sea inferior, se envía una solicitud a compras para que adquieran más unidades.
- Compras, de forma automática, envía la solicitud al proveedor o área de fabricación y administración para el pago de los costes incurridos. Si estos exceden de cierta cantidad, se envía la solicitud automáticamente a la gerencia para su aprobación.
- La gerencia al presionar un botón, procede a aprobar la compra. Todas las áreas estarán informadas de este proceso.
Comunicación entre áreas
Como el mismo ejemplo demuestra, la comunicación entre áreas se hace posible, entendiendo y anticipándose a los procesos y requerimientos de la empresa.
Creación de flujos de trabajo
Los flujos de trabajo son fundamentales para que una tarea se pueda ejecutar de manera eficiente.
Al tener una solicitud de trabajo o cotización es necesario que todas las áreas entiendan su participación, estén comunicados y actúen en consecuencia para atender estas solicitudes.
Ventajas de un ERP para el área contable
Entendiendo cómo funcionan los ERP y cuáles son sus ventajas, se pueden aplicar en específico al área contable para agilizar y facilitar su trabajo.
Facturación automática
La facturación automática es lo primero en emplear en contabilidad. Por lo general, las empresas que no poseen estos software facturan mediante las plataformas fiscales de su país, esto puede demorar tiempo al tener que atender cada factura de forma individual.
Los ERP se integran con estas plataformas. Solamente es necesario configurar la base de datos de clientes, los importes y los conceptos de pagos en las cotizaciones, (los cuales también se automatizan). Al dar la orden, el software genera las facturas y las envía a los clientes de manera automática.
No más de errores de cálculo
Estos software están diseñados y auditados de tal forma que no cometen errores en los cálculos. Ya no es necesario una plantilla de Excel, crear fórmulas y enlaces, el ERP hará los cálculos correspondientes.
Ahorro en tiempo
Los ERP permiten ahorrar tiempo y trabajo a las áreas y a la empresa. Ya no será necesario hacer horas extras al cierre de mes para poder enviar todas las facturas, ni corregir los errores.