Gerencia en Acción
LA GESTIÓN POR ACTIVIDADES
Por Chichí Páez
“El elemento clave de este avance
de la gestión es la gestión por actividades, una nueva filosofía de control y un conjunto de
herramientas que se derivan de ella, para ser utilizadas a la carta”. P. Lorino
Los controles administrativos y productivos en las organizaciones han evolucionado de la misma manera que han evolucionado los procesos políticos y económicos en la humanidad. A principios del siglo pasado tuvieron vigencia bajo la influencia de los principios taylorianos las siguientes herramientas: indicadores de productividad, contabilidad industrial, índice de rentabilidad de capital (ROI, siglas en inglés), estándares, control presupuestario y algunos de ellos todavía son utilizados en el mundo organizacional, los cuales delimitan un estilo administrativo en las compañías, sustentados en cuatro componentes: a) los mecanismos de eficiencia son estables en el tiempo; b) el gerente administra un sistema de información muy eficiente acerca de los resultados de los procesos que dirige; c) la eficiencia manufacturera está directamente relacionada con la minimización de los costos y d) el costo total de la producción es un resultado al coste de un factor de producción clave, que generalmente es la mano de obra directa. Estos componentes han quedado en desuso por el aporte de los datos que suministra la competencia como son: incremento en los movimientos de los cambios, complejidad, calificación del personal, importancia de la competitividad, indiferentemente del precio y del coste y su reestructuración, los cuales impiden la identificación y selección de un componente necesario e indispensable, para la sobrevivencia industrial.
Motivado al proceso de globalización y a la alta y decisiva competencia, se ha puesto de manifiesto la necesidad de cambiar a sistemas que contemplen los siguientes basamentos: a) la no administración exclusiva de los costes, sino que debe incluirse el valor de los indicadores de eficiencia; b) como la norma es el cambio, se debe aprender a administrarlo y alejarse totalmente de la inercia, aplicando de forma sistémica y continua los conceptos de reingeniería, afianzándose en la actividad de diagnóstico continuo, como herramienta de identificación de los retos; c) garantizar durante toda la gestión por actividades las estrategias en la organización, dirección y control, asegurándose de manera permanente la identificación y aplicación de las medidas correctivas más convenientes en cualquier tipo de desviación en la gestión y d) asegurarse que el conocimiento organizacional actualizado sea compartido por todos los comprometidos dentro de dicha gestión. Sin lugar a dudas que esta nueva filosofía gerencial de los sistemas de gestión, per se; no avalan la consecución “ingenua” de todos los basamentos mencionados en este párrafo, por tal motivo reclama la actualización para satisfacerlas y el reacomodo dinámico en forma permanente.
La gerencia por actividades es una nueva filosofía de la gestión, acomodada para reformular la visión de la eficiencia y para revisar reconstruir el basamento de la arquitectura del estilo gerencial. Esta nueva filosofía no tiene relación directa ni indirecta con la estructuración por responsabilidades normalmente descrita en los manuales de normas y procedimientos, está orientada fundamentalmente hacia tres metas: 1ª) para el diagnóstico, el cual comprende el fundamento de la eficiencia; 2ª) para el control, que significa orientar la implantación de las actividades en función de los objetivos estratégicos organizacionales y 3ª) para la gestión de las competencias: el “saber hacer”. En consecuencia la actividad se puede interpretar como la columna natural de la valorización del coste y de la eficiencia, tanto de las funciones directas, como de las indirectas. Debido a los cambios violentos y turbulentos en el mundo organizacional, la revisión y actualización de la estructuración de las actividades es una norma en las empresas exitosas.
El concepto de gestión en la filosofía empresarial es innovador y creativo, y se puede encontrar entre otras en las siguientes denominaciones: “Gestión por Actividades”, “Gestión de los Procesos Interfuncionales”; “Contabilidad de Actividades”, “Gestión de los Trabajos”; “Activity-based costing”; “Process Driven Costing”; “Process Oriented Cost Accounting”; “Cost Management System”, por mencionar solamente las más comunes. Esta diversidad de nombres asevera que es un concepto absolutamente nuevo que se ha venido poniendo en boga en los escenarios de control de los costes y de la eficiencia, que implica de los altos directivos empresariales administrar las organizaciones por medio de la potestad de sus actividades y de sus procesos. Por el temor a este cambio, muchas de las ventajas que ofrece esta nueva filosofía de gestión han sido cuestionadas. Muchos expertos en administración la conciben como una herramienta eficaz de identificación de los costes relacionados con los productos, otros mencionan que es un instrumento para enfrentarse a la malversación de los recursos y el resto la consideran como un instrumento orientado básicamente a analizar y controlar los costes indirectos.
Los especialistas en este estilo de gestión además de considerar todas las bondades mencionadas en el párrafo anterior, es esencialmente un nuevo estilo de gestión, la cual representa un soporte completamente renovado de técnicas, métodos y herramientas que se desplaza desde la valorización de la excelencia de los resultados, hasta la gerencia preventiva de la gente, atravesando por la gestión de los flujos de materiales, el análisis del valor y la evaluación de las inversiones.
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